Die GoBD wurden mit Schreiben vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) am 14.11.2014 herausgegeben und haben seit dem 01. Januar 2015 seine Gültigkeit.
Die Übergangsfrist der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ist zum 31.12.2016 abgelaufen.
E-Mails mit geschäftlich und steuerlich relevanten Informationen in elektronischer Form, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist revisionssicher aufbewahrt werden. Das beinhaltet auch alle Handels- und Geschäftsbriefe in elektronischer Form, die zur Vorbereitung, zum Abschluss, der Durchführung oder Rückabwicklung eines Geschäftes dienen. Beispielsweise sind neben Bestellungen und Rechnungen auch Infoanfragen, Angebote, Katalogbestellungen, Liefertermine oder Reklamationen aufbewahrungspflichtig.
Diese E-Mails müssen 6 bzw. 10 Jahre revisionssicher, elektronisch und auswertbar archiviert werden.
Revisionssicher bedeutet dabei: vollständig, ordnungsgemäß, sicher, unveränderbar, jederzeit verfügbar, sofort lesbar und maschinell auswertbar.
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