E-Mail Archivierung

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  • Rechtliche Sicherheit

 

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E-Mails archivieren: Gesetzlich vorgeschrieben

Geschäftliche E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden. Das schreibt der Gesetzgeber vor.

Dabei dürfen die Daten weder verloren gehen noch nachträglich verändert werden.

Die E-Mail Archivierung von skydoo erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben!

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Ihre Vorteile der E-Mail Archivierung

Einfaches Handling, geringerer Speicherbedarf und mobiler Zugriff auf archivierte E-Mails - das sind nur einige der Vorteile für Ihr Unternehmen und die Mitarbeiter.

Greifen Sie von z. B. Microsoft Outlook direkt auf das Archiv zu oder öffnen bei Kundenterminen E-Mails schnell und einfach über den Webbrowser oder die mobile Anwendung.

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Florian Arnold über E-Mail-Archivierung:

Unsere Lösung für revisionssichere E-Mail Archivierung

  • Sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung
    Ihrer geschäftsrelevanten E-Mails
  • Effiziente Verwaltung von großen Datenmengen
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E-Mail Archivierung - Entlastung für den Server

Durch den Einsatz der skydoo E-Mail Archivierung entlasten Sie Ihren Server. Mit flexibel anpassbaren Regeln lassen sich z. B. E-Mails, die älter als 18 Monate sind, archivieren und danach vom Mailserver löschen. Das spart Speicherplatz und sichert die Serverperformance.

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Warum müssen E-Mails archiviert werden?

Zum 31.12.2016 endete die Übergangsfrist zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD).

Das heißt: E-Mails mit geschäftlich und steuerlich relevanten Informationen in elektronischer Form müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist revisionssicher aufbewahrt werden.

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Was muss archiviert werden?

Alle Handels- und Geschäftsbriefe in elektronischer Form, sowohl zwischen Geschäftspartnern als auch zu Privatpersonen, müssen archiviert werden. Dazu zählen E-Mails, die zur Vorbereitung, Abschluss, Durchführung oder Rückabwicklung eines Geschäftes dienen.

So sind beispielsweise neben Bestellungen und Rechnungen auch Infoanfragen, Angebote, Katalogbestellungen, Liefertermine oder Reklamationen aufbewahrungspflichtig. (§238, §239, §257 HGB und §147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Abgabenordnung).

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Wie lange muss archiviert werden?

Geschäftliche E-Mails müssen 6 bzw. 10 Jahre revisionssicher elektronisch auswertbar archiviert werden. Laut HGB müssen folgende Daten auf zehn Jahre revisionssicher archiviert sein:

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Buchungsbelege Zollanmeldungen u.a. Alle anderen Daten sind für sechs Jahre zu archivieren.

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Was passiert bei Verstößen?

Verstöße können steuerrechtliche Straftatbestände auslösen (§370 AO, §378 AO, §283b StGB). So kann bei der Verletzung der Buchführungspflicht eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren drohen.

Die Verletzung von Buchführungspflichten sind Verletzungen von Kardinalpflichten eines Geschäftsführers und kann erhebliche Folgen bis hin zu Haftung des GF aus privatem Vermögen haben.

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Wie muss archiviert werden?

Geschäftliche E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass die Daten weder verloren noch nachträglich verändert werden dürfen. Alle Datenveränderungen müssen rückgängig zu machen sein und in angemessener Zeit wieder zur Verfügung stehen.

Außerdem dürfen bei einer revisionssicheren Archivierung keine Manipulationen durch Admin, Geschäftsführung oder Hacker durchzuführen sein. Es muss die Möglichkeit bestehen, Daten auf neue Speichertechnologien zu transportieren und zu migrieren.
Laut GoBS muss wie folgt aufbewahrt werden:

✓ vollständig
✓ ordnungsgemäß
✓ sicher
✓ unveränderbar
✓ jederzeit verfügbar
✓ sofort lesbar
✓ maschinell auswertbar

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